10 Ağu 2020

Covid19 Sonrası Kamu İlişkileri ve Ticari Diplomasi

Covid19 Sonrası Kamu İlişkileri ve Ticari Diplomasi

Covid19 Sonrası Kamu İlişkileri ve Ticari Diplomasi

Covid19 salgını 3 ay gibi rekor zamanda dünyada 1 milyondan fazla kişiye bulaştı, on binlerce hayat kaybına yol açtı. En son 1918–1920’de benzer ölçekte bir pandemiyi yaşayan dünyada özellikle kamu otoriterleri bir yandan salgını kontrol altına alıp hayat kurtarırken bir yandan da salgının ekonomik ve sosyal yıkımını en aza indirgemek icin zamana karşı yarışıyor. Kriz dönemlerinde ilişki yönetimi ve paydaş iletişimi her zamankinde daha da önem kazanıyor. Kamu ile ilişkilerde hassas ve dikkatli davranılması gereken bir dönemdeyiz.

Önce İnsan Sorunlarına Odaklanın

Kamu ile tüm iletişimler önce virüsün benzeri görülmemiş bir erişim ile hareket ettiğini ve
hızlı ve trajik bir felakete yol açmakta olduğunu ifade etmekle başlamalıdır. Bazı yetkililer daha fazla veriye sahip olabilir, ancak hiçbiri bundan sonra neler olacağını bilemiyor ve birçoğu kamu güvenini yönetme sorumluluğu ile boğuşuyor. Hükümet yetkilileri ayrıca birer insan; kendi korkularını ve aile durumlarını yönetirken aynı zamanda kamu yararı için çalışıyorlar.

Yetkililerin çabaları için empati ve takdirinizi ifade etmek hem yapılması gereken doğru şeydir hem de iş konusundaki görüşmeler icin daha iyi bir iklim yaratacaktır.

Basıncı Azaltın

Acil durum müdahalelerinden sorumlu olan görevliler meşgul olacak. Doğrudan katılmayanlarında ek görevleri olacak. Hepsi aşırı baskı altında hareket ediyorlar.

Kamu ile angaje olurken sorunlarınızı önceliklendirin. Yetkililerle olan görüşmelerde şimdi neler yapılabileceğine odaklayın. Bazı sorunları bir kenara bırakmayı düşünün; bunları erteleyin, daha fazla bilgi paylaşın ve pandemi sırasında veya sonrasında bir sonraki görüşme için bir zaman belirleyin.

Covid19 Müdahale Çabalarına Destek Olun

Şirketler, pandemi döneminde çalışanlarıyla, birlikte topluma fayda sağlayarak hükümetle birlikte çözümlerin bir parçası olabilme fırsatı elde ediyorlar.

Özel kaynaklara veya yeteneklere sahip kuruluşlar pratik yardım sunabilirken, diğerleri sosyal mesafe gibi sorumlu halk sağlığı önlemlerine uyumu teşvik edebilir. Hükümetler icin pandemide yanlış bilgilerle mücadele ettiğinden ve rüştünü ispat etmeden geçilen uzaktan çalışma platformlarını korumaya çalıştığından, iletişim ve güvenlik iki akut ihtiyaç alanı olabilir.

Her kuruluş, yanıtlarını şifahen ve yazılı olarak mümkün olduğunca kısaca açıklamaya hazırlanmalıdır. Bu dönemde uzun açıklamalar bir kenara bırakılacaktır.

Müdahale Çabalarını Etkin Kılacak Bilgiler Paylaşın

Yetkililerin pandeminin ortasında bunaldığı dönemde diğer ülke ve sektörlerden alınan dersler, protokoller, iyi pratiklerin paylaşılması faydalı olacaktır.

Şirketler yetkililere virüs (örneğin, tedarik zincirinin bozulması) veya hükümet politikaları (seyahatte sıkışan çalışanlar, yasal süreler kaçırılmış regülasyonlar) tarafından ortaya çıkan sorunlarla ilgili kısa ve faydalı özetleri sunmalıdır.

Şirketlerin virüs ve önlemleri içeren bir katalog hazırlayıp bu bilgileri ilgili yetkililere iletmek için bir plan geliştirmek isteyebilirler.

İletişim Yöntemlerinizi Gözden Geçirin

Yetkililer normal zamanlarda, özellikle de pandeminin yaratabileceği insani sebeplerle, gayri resmi iletişim kurmaya daha açık olabilirler. Kuruluşlar, gerçek zamanlı bilgi alışverişini kolaylaştıracak ve yetkililerle yeni iletişim kanalları kurma fırsatları aramalıdır. İletişim, sınırlara saygı göstermeli ve rakipleri ya da süreçleri atlatmak için kullanılmamalıdır, ancak doğrudan etkileşim, gerekli bilgilerin doğru tanımlanmasına, kararların daha etkin alınmasını kolaylaştırabilir.

Doğrudan pandemik müdahaleye dahil olmayan yetkililerin toplantı ve görevleri daha az, zamanları daha fazla olacaktır. Bu şirketlere tanıtım amaçlı bir telefon görüşmesi talebinde bulunmalarını, video konferans ortamında görüşmeleri veya normal koşullarda okunması zor olabilecek bir sirket ‘değer önergesi paylaşımı’ icin mükemmel fırsat yaratabilir.

Hükümet içinde ve dışında uzaktan çalışan çalışanlar dış dünyayla etkileşim kurdukça, video konferanslar, web seminerleri, podcast’ler ve geleneksel ve sosyal medya aracılığıyla katılım normal şartlardan daha etkili olacaktır. Dijital transformasyonu tamamlamış şirketler icin bu dönem kendileri için kamuyla ilişkiler ve ticari diplomaside de hangi formatın işe yaradığını görmek icin mükemmel bir fırsattır.

Yazılı Paylaşmayı Tercih Edin

Krizdeki bilgi hacmi ve karar verme hızı, hızlı e-postanın veya yazılı olmayan iletişimin normalden daha fazla kaybolması anlamına gelir. Bu tür ortamda önemli mesajların yazılması ve bunu alan görevlinin bunu kendi kuruluşu içinde paylaşabilmesine izin verecek bir formatta olması faydalı olacaktır.

Şirketler konularını özetleyen kısa ve net yazılı beyanlar hazırlamalı ve yetkililer icin dağıtılabilmesi en kolay formatta olmalıdır.

Yerli Ekiplere Delege Edin, Uzman Danışmanlardan Destek Alın

Birçok şirketin kamuyla olan üst düzey ilişkileri sirket üst düzeylerini seyahatlerine göre belirlenir. Covid19 sonrası yeni düzende bu mümkün olmadığından kurumlar halihazırda mevcut olan ekiplerine bu görevleri delege etmelidir.

Her kurum kimlerin ek sorumluluklar üstlenebileceğini görmek için yerel ekiplerine ve kaynaklarına bakmalıdır.

Bu dönemde yerel kamuyla ilişkiler ekibinizi uzmanlığı ve paydaş ilişkilerinin seviyesine göre, ticari diplomasi alanından uzmanlardan oluşacak dış destek danışmanlık almanız önemli kamu ve özel sektör muhataplarıyla ihtiyaç duydukları erişimi anlamalarına ve sürdürmelerine yardımcı olabilir.

Sanal Dünyada ve Zamanı Geldiğinde Şahsen Özel Etkinlikler Planlayın

Büyük konferanslar uzun süre yapılamayacağı bir dönemden geçiyoruz, şirketler kamu otoriteleriyle kendileri için önemli olan konulara adanmış sanal etkinlikler (webinar, sosyal medya canlı yayınları vb.) planlamalıdır. Bunlar, şimdi evinde kalıp daha fazla zamana sahip olabilecek üst düzeylerin programları etrafında inşa edilebilir.

Bu etkinliklerin açık bir amacı, hedef bir katılımcı listesi ve bir kişinin video ekranına ayırabileceği saatlerde planlanacağı bir programı olmalıdır. Akademisyenler veya düşünce kuruluşu uzmanları; kıdemli politika yapıcılar veya bürokratlarla hatta siyasilerle covid19’dan sonra neler olacak sorusuna cevap aramak önerilen bir yol olabilir.

….Etkinlikler Gerçekleşmese bile

Salgın, programları kesintiye uğratmaya devam edecek ve seyahat kısıtlamaları ortadan kalktığında da aylarca süren bastırılmış iş yükü bun tür etkinliklerin yeterince katılım almasına engel olabilir.

Ancak, etkinliği hazırlama çabası faydalı olacaktır. Bir etkinliğe hazırlanırken bile harcanan zaman ve dikkat kalıcı olacaktır. Planlama çalışmaları söz konusu kamu görevlileriyle böyle istisna dönemde olan ilişkileri güçlendirecek yenilerini geliştirecektir.

Yeni Riskleri Değerlendirin ve Azaltın

Şirketler yeni çalışma şekillerine uyum sağladıkça karşılaştıkları riskler değişecektir. Bu çalışanlara yönelik sağlık risklerini azaltmak ve önlemeye ek olarak, uzaktan çalışmaya geçişle ilişkili yeni güvenlik ve siber riskleri öngörmeyi de içerir.

Şirketler yüksek sağlık, güvenlik ve siber risklere özel önem vererek, taze risk değerlendirmeleri yapmalı ve hafifletme stratejileri geliştirmelidir.

Yeni Geleceğe Hazır mısınız?

Şirketler stratejik gözden geçirmeler ve program değerlendirmeleri gibi uzun vadeli planlama için evden çalıştıkları dönemi faydalı geçirebilirler. Covid19 pandemisi ve sonrasında ortaya çıkacak ‘yeni anormal’ de hangi senaryolar var tespit edilmesi her senaryo için risk ve fırsatların gözden geçirilmesi ve şirketin bu senaryolarda kamu ile oynayabilecekleri görev ve sorumlulukları özetleyen bir şirket hikayesinin planlamaya dahil etmek önemli olacaktır.

Sağlıkla ilgili kuruluşlar bir sonraki salgın için Covid19’dan alınan dersleri ve önerileri hazırlamalıdır; uzaktan çalışma ile ilgili olanlar (bulut hizmetleri, sosyal iletişim platformları) içinde aynı şey yapmalıdır.
Her şirket Covid19 pandemisi sonrası işin nasıl yürütüldüğü hakkında alınan tüm ders, önlem ve protokollerin bir özetini çıkarmalıdır. Salgın sonrası ‘yeni anormal’de iş dünyasının eski kalıplara geri dönmesi pek mümkün gözükmüyor. Yığılmış işler, sezonda baş gösterebilecek yeni bir salgın korkusu ile birleştiğinde, yeni iş kalıpların sürdürülebilir olması için bu çalışma kritik önemdir. Kendi sektörünüzden pandemi sonrası düzene dair fikirler kamuyla da paylaşılması onların alacakları önlemleri zenginleştirecektir.

Covid19 sonrası ‘yeni anormal’ dönemde şirketler kamuyla ilişkilerinde daha şeffaf, yaratıcı ve işbirlikçi olmalı, sektör ve işlerinde yeni düzeni kamuyla yaratmak için gayret göstermelidir.